Como utilizar o kanban/crm do Yay! Forms

1. Introdução ao Kanban

O Kanban é um método de gestão visual criado no Japão pela Toyota, utilizado para otimizar processos e dar clareza ao fluxo de trabalho.

O conceito principal é dividir as tarefas em estágios e representá-las em cartões (cards) que se movem entre colunas.

Isso traz benefícios como:

• Visualizar de forma clara o que precisa ser feito, o que está em andamento e o que já foi concluído;
• Melhorar a organização e priorização de tarefas;
• Reduzir gargalos e identificar onde o processo pode ser otimizado;
• Aumentar a colaboração da equipe.

No Yay! Forms, o Kanban serve para organizar as respostas recebidas em seus formulários.

Você poderá:

• Criar colunas personalizadas para representar o fluxo do seu time;
• Movimentar as respostas entre colunas conforme o andamento;
• Atribuir responsáveis da equipe para cada resposta;
• Adicionar etiquetas, links rápidos e comentários.

Assim, o Kanban do Yay! Forms funciona como um mini-CRM, ajudando você a transformar as respostas em um fluxo de acompanhamento eficiente.

2. Como acessar o Kanban no Yay! Forms

1. Acesse o formulário desejado.
2. Vá até a tela de Resultados.
3. Clique na aba Kanban/CRM.

3. Colunas do Kanban

• Por padrão, você terá três colunas iniciais:

A fazer,Em andamento e Concluído

3.1 Criar novas colunas

• Clique no botão “+” para adicionar uma nova coluna.

Como nesse exemplo abaixo foi dado o nome de Coluna

3.2 Mover respostas entre colunas

• Clique, segure e arraste uma resposta para a coluna desejada.

Esse foi o resultado:

3.3 Reordenar colunas

• Clique, segure e arraste a coluna para a posição desejada.

3.4 Renomear colunas

• Clique sobre o nome da coluna e altere como preferir.

3.5 Excluir colunas

• Clique nos três pontos da coluna e selecione Deletar estágio.
• Importante: não é possível excluir colunas que contenham respostas.

4. Atribuir responsáveis às respostas

• Em cada card (resposta), você pode atribuir um responsável da equipe, basta você clicar no botão "+" dentro do card e selecionar o quem irá ser atribuido, Isso ajuda a organizar quem cuidará de cada resposta.

5. Configurações do Kanban

Clique na engrenagem para acessar as configurações:

5.1 Visibilidade de campos

• Permite escolher quais informações aparecem em cada card.

• Você pode exibir ou ocultar campos e variáveis.

5.2 Autoatribuição

• Define que as respostas sejam atribuídas automaticamente a membros do time.

• É possível ativar o botão ao lado de cada perfil.
• Caso haja mais de um perfil selecionado, a atribuição será feita de forma aleatória entre eles.

A autoatribuição vale para novas respostas que chegarem ao formulário.

Você pode ativar/desativar perfis a qualquer momento (parando/retomando a distribuição para aquela pessoa).

Mesmo com autoatribuição, você pode reatribuir manualmente um card a outro membro quando quiser.

5.3 Links personalizados

• Adicione links rápidos dentro de cada card (ex: abrir WhatsApp, e-mail ou CRM externo).

• Para adicionar: clique em Adicionar, preencha nome e URL no modal, vale lembrar que é possível utilizar respostas do formulário como variáveis no link por exemplo uma resposta pegando o telefone ou email, basta utilizar a mesma função de menção, caso queira dar uma olhada você pode acessar esse link de Como usar a função de menção no Yay Forms

• O link ficará disponível no menu de cada card.

5.4 Etiquetas

• Crie e gerencie etiquetas para classificar visualmente os cards (ex.: Prioritário, Novo lead, Cliente, Urgente). Para isso basta você clicar na opção abaixo:

Seguindo isso basta clicar em adicionar e colocar o nome na etiqueta preferir.

5.5 Notificações

• Por padrão, quando uma resposta é atribuída a um colaborador, ele recebe notificação por e-mail e WhatsApp, você pode ver isso na opção da imagem abaixo:

Caso queira, desative essas opções desligando os switches mostrados abaixo:

6. Especificações dos Cards

Ao clicar em um card (resposta), você terá acesso a mais opções:

• Alterar atribuição (responsável).
• Mover de coluna diretamente dentro do card.
• Visualizar todas as respostas do formulário.

6.1 Etiquetas em cards

• Para adicionar etiquetas a um card vá em Etiquetas e selecione a etiqueta desejada como mostrado abaixo.

6.2 Comentários

• Você pode adicionar comentários em seus cards para que você e seus colaboradores consigam visualizar

7. Filtros de Cards

Ao lado da engrenagem, você encontra a opção de filtros.

É possível filtrar os cards por:

• Atribuição (quem é o responsável);
• Etiquetas;
• Respostas específicas.

Se você tiver alguma dúvida ou sugestão, envie um email para help@yayforms.com.

Atualizado em: 28/08/2025