Como utilizar o kanban/CRM do Yay! Forms
Este artigo vai te ajudar a entender o que é Kanban e como usar o Kanban/CRM do Yay! Forms para organizar as respostas
dos seus formulários, configurando colunas, atribuindo responsáveis, aplicando etiquetas, adicionando links
personalizados e utilizando filtros para acompanhar o fluxo de trabalho do seu time.
Introdução ao Kanban
O Kanban é um método de gestão visual criado no Japão pela Toyota, utilizado para otimizar processos e dar clareza ao
fluxo de trabalho.
O conceito principal é dividir as tarefas em estágios e representá-las em cartões (cards) que se movem entre colunas.
Isso traz benefícios como:
- Visualizar de forma clara o que precisa ser feito, o que está em andamento e o que já foi concluído;
- Melhorar a organização e priorização de tarefas;
- Reduzir gargalos e identificar onde o processo pode ser otimizado;
- Aumentar a colaboração da equipe.
No Yay! Forms, o Kanban serve para organizar as respostas recebidas em seus formulários.
Você poderá:
- Criar colunas personalizadas para representar o fluxo do seu time;
- Movimentar as respostas entre colunas conforme o andamento;
- Atribuir responsáveis da equipe para cada resposta;
- Adicionar etiquetas, links rápidos e comentários.
Assim, o Kanban do Yay! Forms funciona como um mini-CRM, ajudando você a transformar as respostas em um fluxo de
acompanhamento eficiente.
Como acessar o Kanban no Yay! Forms
1. Acesse o formulário desejado.
2. Vá até a tela de Resultados.
3. Clique na aba Kanban/CRM.
Colunas do Kanban
- Por padrão, você terá três colunas iniciais:
A fazer,Em andamento e Concluído
Criar novas colunas
- Clique no botão “+” para adicionar uma nova coluna.
Como nesse exemplo abaixo foi dado o nome de Coluna
Mover respostas entre colunas
- Clique, segure e arraste uma resposta para a coluna desejada.
Esse foi o resultado:
Reordenar colunas
- Clique, segure e arraste a coluna para a posição desejada.
Renomear colunas
- Clique sobre o nome da coluna e altere como preferir.
Excluir colunas
- Clique nos três pontos da coluna e selecione Deletar estágio.
- Importante: não é possível excluir colunas que contenham respostas.
Atribuir responsáveis às respostas
- Em cada card (resposta), você pode atribuir um responsável da equipe, basta você clicar no botão "+" dentro do card
e selecionar o quem irá ser atribuido, Isso ajuda a organizar quem cuidará de cada resposta.
Configurações do Kanban
Clique na engrenagem para acessar as configurações:
Visibilidade de campos
- Permite escolher quais informações aparecem em cada card.
- Você pode exibir ou ocultar campos e variáveis.
Autoatribuição
- Define que as respostas sejam atribuídas automaticamente a membros do time.
- É possível ativar o botão ao lado de cada perfil.
- Caso haja mais de um perfil selecionado, a atribuição será feita de forma aleatória entre eles.
Notas importantes A autoatribuição vale para novas respostas que chegarem ao formulário. Você pode ativar/desativar
perfis a qualquer momento (parando/retomando a distribuição para aquela pessoa). Mesmo com autoatribuição, você pode
reatribuir manualmente um card a outro membro quando quiser.
Links personalizados
- Adicione links rápidos dentro de cada card (ex: abrir WhatsApp, e-mail ou CRM externo).
- Para adicionar: clique em Adicionar, preencha nome e URL no modal, vale lembrar que é possível utilizar respostas do
formulário como variáveis no link por exemplo uma resposta pegando o telefone ou email, basta utilizar a mesma
função de menção, caso queira dar uma olhada você pode acessar esse link de Como usar a função de menção no Yay
Forms
- O link ficará disponível no menu de cada card.
Etiquetas
- Crie e gerencie etiquetas para classificar visualmente os cards (ex.: Prioritário, Novo lead, Cliente, Urgente).
Para isso basta você clicar na opção abaixo:
Seguindo isso basta clicar em adicionar e colocar o nome na etiqueta preferir.
Notificações
- Por padrão, quando uma resposta é atribuída a um colaborador, ele recebe notificação por e-mail e WhatsApp, você
pode ver isso na opção da imagem abaixo:
Caso queira, desative essas opções desligando os switches mostrados abaixo:
Especificações dos Cards
Ao clicar em um card (resposta), você terá acesso a mais opções:
- Alterar atribuição (responsável).
- Mover de coluna diretamente dentro do card.
- Visualizar todas as respostas do formulário.
Etiquetas em cards
- Para adicionar etiquetas a um card vá em Etiquetas e selecione a etiqueta desejada como mostrado abaixo.
Comentários
- Você pode adicionar comentários em seus cards para que você e seus colaboradores consigam visualizar
☝️ Vale lembrar que os comentários aparecem para todos os colaboradores que tem acesso ao formulário.
Adicionar etiquetas
Você pode adicionar etiquetas nos seus cards de uma maneira simples, basta ir ao card desejado e clicar em adicionar
etiqueta, como mostrado abaixo:
Então clicando em adicionar etiqueta você poderá escolher a etiqueta que deseja para o seu card.
Filtros de Cards
Ao lado da engrenagem, você encontra a opção de filtros.
É possível filtrar os cards por:
- Atribuição (quem é o responsável);
- Etiquetas;
- Respostas específicas.
Nota: Vale ressaltar que, caso o usuário tenha a integração com o pixel do Facebook e troque um card de coluna, será
enviado automaticamente para o Facebook um evento personalizado com o nome da coluna.
Se você tiver alguma dúvida ou sugestão, envie um email para [email protected].
Conclusão
Com o Kanban/CRM do Yay! Forms, você consegue organizar visualmente as respostas dos formulários em colunas, distribuir
responsabilidades, configurar o que aparece em cada card, usar autoatribuição, aplicar etiquetas, adicionar links
rápidos e filtrar informações para acompanhar melhor o fluxo de trabalho da equipe.
